Kort samengevat
- ✓De kostprijs hangt af van de omvang van de flow, niet van het AI model
- ✓Integratie, data en goedkeuringen wegen zwaarder door dan het model zelf
- ✓Begin met één flow en een eerste stap aan vaste prijs, en beslis dan
Waarom geen prijslijst?
Elke week vraagt iemand ons wat AI kost. Een terechte vraag, en het eerlijke antwoord is: dat hangt af van wat je AI wilt laten doen. Twee bedrijven van dezelfde grootte, in dezelfde sector, werken zelden op dezelfde manier. Het ene wil dat AI binnenkomende bestellingen leest en in het ERP boekt. Het andere wil een digitale collega die elke offerte opvolgt tot de klant reageert. Allebei AI projecten, maar lang niet evenveel werk.
Wat we wel kunnen, is tonen wat de kostprijs bepaalt. Zo maak je zelf een inschatting voor je eigen situatie, nog voor je met iemand rond de tafel zit. Daar heb je meer aan dan aan een bedrag op een website dat voor de meeste lezers toch niet klopt.
Het model is het goedkoopste deel
Veel mensen denken dat het AI model de grote kost is. In de praktijk is het meestal de kleinste post. Een groot taalmodel via een API gebruiken kost enkele centen per document of per gesprek. Zelfs een druk bedrijf dat AI duizenden mails per maand laat lezen, betaalt voor het model vaak minder dan voor één softwarelicentie.
Het echte werk zit rond het model: de juiste informatie tot bij het model brengen, het koppelen aan de software die je al gebruikt, zorgen dat mensen kunnen controleren wat het doet en alles veilig houden. Daar gaan de uren naartoe, en daar betaal je in feite voor.
Vijf factoren die de prijs bepalen
De eerste is de scope: hoeveel stappen van een flow je wilt veranderen. AI één soort document laten lezen is een klein project. Een volledige flow aanpakken, van de eerste mail tot de factuur, is een groter verhaal.
De tweede is je huidige software. Heeft je ERP, CRM of vastgoedsoftware een degelijke API, dan is koppelen eenvoudig. Zit de data in een oud systeem zonder API, of in Excelbestanden op een gedeelde schijf, dan vraagt het meer werk om die data veilig te lezen en weg te schrijven.
De derde is de staat van je data. Perfecte data heb je niet nodig om te starten. Maar staat dezelfde klant er drie keer in onder een andere naam, dan moet iemand beslissen welke de juiste is. Meestal kuisen we alleen op wat de flow nodig heeft.
De vierde is controle: hoe strikt goedkeuringen en toegangsrechten moeten zijn. Een voorstel dat iemand met één klik goedkeurt, is eenvoudiger dan een agent die zelfstandig handelt binnen afgesproken grenzen. Beide kan, maar het tweede vraagt meer beveiliging en meer testwerk.
De vijfde is het aantal mensen en teams dat ermee werkt. Een flow voor drie mensen op één kantoor rol je makkelijker uit dan een flow voor veertig mensen, verspreid over verkoop, planning en de buitendienst.
Hoe zo'n project er meestal uitziet
De meeste projecten die we doen, lopen van een paar maanden tot een jaar. Eén AI stap in software die je al hebt, zit aan de korte kant. Een platform met meerdere agents, goedkeuringen en signalen zit aan de lange kant. We bouwen in sprints van twee weken. Zo zie je al vroeg werkende software en stuur je bij terwijl er gebouwd wordt, zonder maanden te wachten op één grote onthulling.
De kosten volgen hetzelfde patroon. Een gerichte stap kan een bescheiden investering zijn die zich binnen het jaar terugverdient via uitgespaarde uren. Een volledig platform is een grotere investering, maar vervangt in één keer meerdere tools en veel manueel werk. We maken altijd een prijs op basis van jouw situatie, nooit vanuit een sjabloon.
Hoe je de terugverdientijd inschat
De eenvoudigste manier is uren tellen. Hoeveel uur per week gaat er in je team naar overtypen, zoeken en achter mensen aan zitten? Vermenigvuldig dat met een realistische uurkost en met het deel van dat werk dat AI kan overnemen. In de meeste bedrijven die we bezoeken, maakt één goed gekozen flow ergens tussen een paar uur en een paar dagen per week vrij.
Ook de minder zichtbare winst telt: minder fouten, snellere antwoorden aan klanten, niets dat tussen de mazen glipt als iemand met vakantie is. Daar plak je moeilijker een cijfer op, maar klanten merken het meestal als eerste.
Een voorbeeld in cijfers
Neem een vastgoedbeheerder met twaalf medewerkers die samen zo'n tachtig mails per dag verwerken van eigenaars, huurders en aannemers. Elke mail lezen, het juiste gebouw en dossier zoeken en hem doorsturen naar de juiste persoon kost telkens een paar minuten. Opgeteld is dat ruim meer dan een volledige werkdag, elke dag opnieuw. Een mailagent die die mails leest en koppelt, terwijl een medewerker de koppeling goedkeurt, neemt het grootste deel van dat werk over. De investering voor zo'n flow ligt ver onder wat die uren per jaar kosten, en het modelgebruik komt op een paar euro per dag.
Klein beginnen
Begin niet met een grote AI strategie. Kies één flow die je team veel tijd kost en die makkelijk te meten is. Toon aan dat het werkt en pak dan de volgende aan.
Wat het kost, hangt af van wat we bouwen, want dat volgt je processen. Daarom maken we altijd een prijs op maat. We brengen in kaart hoe het werk door je bedrijf loopt, tonen waar tijd verloren gaat en waar AI en software zich terugbetalen, en je krijgt een concreet voorstel met prijs. Daarna beslis jij, op basis van echte cijfers en niet van gissingen.
Ontdek waar je bedrijf tijd verliest.
Vertel ons hoe het werk vandaag loopt.
